Sehr geehrte Damen und Herren,

zurzeit müssen wir mit einem „Lockdown“ zurechtkommen. Aber es gibt Hoffnung, dass wir die Corona-Pandemie bald in den Griff bekommen. Auch während des „Lockdown light“ sind wir in unseren Ladenbüros an der Frauenstraße 38 im Münchner Zentrum und an der Herterichstr. 42 in München-Solln für Sie da.

Natürlich können Sie uns weiterhin mit dem Verkauf Ihrer Immobilie beauftragen, denn Besichtigungstermine sind weiterhin möglich. Immer schon führten wir ausschließlich Einzeltermine durch. Seit Beginn der Pandemie beachten wir selbstverständlich sorgsam alle Hygieneregeln.

Erfreulich für Immobilienkäufer: Das Baukindergeld wird verlängert. Ursprünglich sollte die Unterstützung für Familien mit Kindern und Alleinerziehende zum Jahresende auslaufen. Jetzt wird die Maßnahme bis 31. März 2021 verlängert. Bis dahin müssen Sie den Kaufvertrag für die Immobilie, die Sie mit Ihren Kindern selbst nutzen wollen, unterzeichnet haben. Um den Antrag zu stellen, haben Sie noch länger Zeit. Was Sie über das Baukindergeld wissen müssen, finden Sie in unserem Münchner Immobilien Brief vom Februar 2019.

Im November wird es für viele Vermieter höchste Zeit, die Abrechnung der Nebenkosten zu erstellen. Wir sagen Ihnen, welche fünf Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten, damit die Abrechnung nicht unwirksam wird. Und wir informieren Sie, was Sie beachten müssen, wenn Sie während des „Lockdown light“ einen Handwerker kommen lassen.

Und damit wünschen wir Ihnen viel Vergnügen bei der Lektüre. Wenn Sie uns schreiben möchten, schicken Sie uns eine Mail an mail@gerschlauer.de. Wir freuen uns über Ihre Post. Wir sind selbstverständlich auch in dieser ungewöhnlichen Zeit für Sie da. Bleiben Sie gesund!

Ingo Gerschlauer und sein Team

Diese fünf Fehler gefährden Ihre Nebenkostenabrechnung

Über kaum ein anderes Thema streiten sich Mieter und Vermieter so häufig vor Gericht wie über die Abrechnung der Nebenkosten. Schon kleine Nachlässigkeiten können die ganze Abrechnung unwirksam machen. Wir stellen Ihnen fünf häufige Fehler vor, die Sie unbedingt vermeiden sollten.

1. Die Wohnung wird nicht genau bezeichnet

Name und Adresse des Mieters auf die Abrechnung zu schreiben, das ist in vielen Fällen nicht ausreichend. Vielmehr muss die Wohnung, für die der Mieter Nebenkosten zahlt, genau bezeichnet sein. Zum Beispiel: „3. Stock links“. Hat die Wohnung eine Nummer, können Sie auch die angeben. Entscheidend ist: Die Wohnung muss eindeutig zu identifizierensein. Gehören Nebenräume oder -gebäude dazu, müssen auch die genannt werden – zumindest wenn für die irgendwelche Nebenkosten abgerechnet werden. Fehlt die genaue Bezeichnung der Wohnung, ist das ein Formfehler. Wenn Ihr Mieter den beanstandet, ist die ganze Abrechnung unwirksam.

2. Der Verteilerschlüssel ist nicht korrekt

Die Nebenkosten fallen für das ganze Haus an und werden dann unter den Mietparteien verteilt. Und zwar nach einem vorher festgelegten Schlüssel. Früher konnten Vermieter den nach „billigen Ermessen“ festlegen und verändern. Das ist nun nicht mehr so ohne weiteres möglich. Nach § 556a Abs. 1 BGB sind Sie gehalten, bei allen Nebenkosten, die Sie nicht nach Verbrauch oder Verursachung abrechnen, die Wohnfläche als Verteilerschlüssel anzusetzen.

In Ihrer Abrechnung müssen Sie bei jeder Kostenart den Verteilerschlüssel angeben. Sonst kann der Mieter nicht nachprüfen, ob alles korrekt ist. Bei der Wohnfläche zum Beispiel geben Sie die Quadratmeterzahl Ihres Mieters an – und die Quadratmeterzahl des ganzen Hauses oder der Wohnanlage. Beispielsweise: 65 qm/650 qm. Es genügt nicht, den Anteil anzugeben, also 1/10 oder 10 %. Der Mieter muss überprüfen können, ob Sie die Wohnfläche korrekt angegeben haben. Vielleicht misst er nach und stellt fest, dass die Angabe zu niedrig ist. Dann hat er Anspruch darauf, dass Sie den Verteilerschlüssel korrigieren und nach den neuen Werten abrechnen. Dadurch ändert sich womöglich auch die Abrechnung für andere Mieter.

3. Leerstände werden nicht berücksichtigt

Das Prinzip scheint so einfach: Die gesamten Kosten werden einfach unter den Mietern aufgeteilt. Dabei vergessen manche Vermieter die leerstehenden Wohnungen. Bei einem Mieterwechsel kann oft nicht gleich im Anschluss weitervermietet werden. Oder es gibt andere Gründe, warum Wohnungen nicht genutzt werden und zeitweise leer stehen. Bezogen auf das Thema Nebenkosten heißt das: Auch leerstehende Wohnungen müssen bei der Verteilung der Kosten berücksichtigt werden. Für die Kosten muss der Vermieter bzw. Eigentümer aufkommen.

Die Ausnahme sind Nebenkosten, die verbrauchsabhängig abgerechnet werden, also Wasser, Strom und Heizkosten. Doch, Achtung! Bei einer Zentralheizung wird ein Anteil verbrauchsunabhängig abgerechnet, die Grundkosten. Die werden nach der Wohnfläche verteilt – und auch hier müssen Sie die leerstehenden Wohnungen berücksichtigen und die Kosten selber tragen. Sonst haben Sie nicht ordnungsgemäß abgerechnet.

4. Der Vermieter übernimmt einfach die Abrechnung der Hausverwaltung

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, der bekommt jedes Jahr von der Hausverwaltung eine Abrechnung über das Hausgeld. Dieses Hausgeld hat durchaus Ähnlichkeiten mit den Nebenkosten. Und die Abrechnung der Hausverwaltung ähnelt auch sehr einer Nebenkostenabrechnung. Und doch können Sie diese Abrechnung nicht einfach übernehmen.

Darin sind nämlich Kosten enthalten, die Sie dem Mieter nicht berechnen dürfen: Beiträge für die Instandhaltungsrücklage, alle Kosten für die Verwaltung, für Reparaturen und für Modernisierungsmaßnahmen. Nebenkosten müssen laufende Kosten sein, solche, die „turnusmäßig“ anfallen. Das hat zur Folge, dass Sie bei bestimmten Kostenarten wie beim Hausmeister oder beim Fahrstuhl nicht die gesamten Kosten geltend machen können, sondern einen Anteil für Verwaltungsarbeiten und Reparaturen herausrechnen müssen. Besteht beim Fahrstuhl ein „Vollwartungsvertrag“, so müssen zwischen 20 und 50% der Kosten pauschal abgezogen werden. Ähnliche Abzüge können auch bei den Kosten für den Hausmeister in Frage kommen – je nachdem, welche Aufgaben er wahrnimmt. Reparaturen, die Betreuung von Handwerkern, Wohnungsübergaben, das Ablesen von Wasseruhren oder die Anschaffung von Gerätschaften, all das muss herausgerechnet werden.

Eine gute Hausverwaltung gestaltet die Abrechnung über das Hausgeld so, dass Vermieter wissen, welche Positionen sie als Nebenkosten auf ihren Mieter umlegen können und wo sie Abzüge vornehmen müssen. Ist das nicht der Fall, dann sollten Sie bei der Hausverwaltung nachfragen. Doch beachten Sie: Gegenüber Ihrem Mieter sind Sie als Vermieter für die Abrechnung der Nebenkosten verantwortlich. Und damit auch für die Richtigkeit.

5. Die Abrechnung ist unverständlich

Im Detail mag die Abrechnung der Nebenkosten eine Wissenschaft für sich sein. Doch eine ganz wichtige Anforderung dürfen Sie niemals aus den Augen verlieren: Ihre Abrechnung muss nachvollziehbar und verständlich sein. Natürlich kann Ihr Mieter die Abrechnung nicht dadurch zu Fall bringen, indem er sich einfach „dumm stellt“. Doch sollte Ihre Aufstellung für einen Normalbürger ohne Vorkenntnisse zu verstehen sein.

Übersichtlichkeit und eine klare Struktur sind unbedingt zu empfehlen. Führen Sie die einzelnen Kostenarten auf, über die Sie abrechnen. Geben Sie die Gesamtkosten für diese Position an (für das Haus oder die Wohnanlage). Unmittelbar daneben den Verteilerschlüssel (z. B. 60 qm/600 qm Wohnfläche). Daraus errechnet sich der anteilige Betrag, den der Mieter bezahlen muss. Addieren Sie alle Beträge zusammen. Das sind die gesamten Nebenkosten, die der Mieter während der Abrechnungsperiode zu zahlen hat. Von dieser Summe ziehen Sie Vorauszahlungen ab, die der Mieter bereits geleistet hat. Daraus ergibt sich der Betrag, den der Mieter nachzahlen muss – oder erstattet bekommt.

Dieses Endergebnis sollten Sie besonders hervorheben. Muss der Mieter eine Nachzahlung leisten, so setzen Sie ihm dafür eine angemessene Frist. Und weisen Sie ihn abschließend darauf hin, dass er die Originalbelege bei Ihnen einsehen kann, wenn er das wünscht. Dann sollte Ihre Abrechnung zumindest formal in Ordnung gehen. Und das ist äußerst wichtig. Denn beanstandet Ihr Mieter einzelne Positionen in der Abrechnung (z. B. Hausmeisterkosten), so ist nur dieser Punkt strittig, aber die Abrechnung ansonsten gültig. Der Mieter muss also alle übrigen Nachforderungen von Ihnen erfüllen.

Solange Ihre Abrechnung aber formal nicht in Ordnung ist, muss Ihr Mieter gar nichts nachzahlen! Und wenn Sie die Frist für eine ordnungsgemäße Abrechnung verstreichen lassen (12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode), so haben Sie keinen Anspruch mehr auf Nachzahlungen! Mit anderen Worten: Wenn Sie wie die meisten Vermieter nach dem Kalenderjahr abrechnen, so haben Sie für die Abrechnung der Nebenkosten 2019 noch bis Jahresende Zeit. Bis dahin muss Ihre Abrechnung dem Mieter zugegangen sein. Und das müssen Sie im Streitfall nachweisen. Sie haben also keine Zeit zu verlieren!

Wenn die Handwerker kommen

Muss die Heizung repariert werden? Soll das Bad neu gekachelt oder die Elektrik erneuert werden? Auch im „Lockdown light“ muss schon mal der Handwerker kommen. Und das ist durchaus möglich, wenn Sie sich an ein paar Grundregeln halten.

Abstand und Maske

Die „Hygieneregeln“, die wir beim Einkaufen oder an einigen öffentlichen Plätzen beachten müssen, gelten beim Handwerkerbesuch auch in den eigenen vier Wänden. Das heißt: Halten Sie Abstand, mindestens 1,5 Meter, besser mehr. Lassen Sie den Handwerker hinein, öffnen Sie die Tür und halten Sie Abstand, wenn er eintritt. Tragen Sie einen Mund- und Nasenschutz, die allgegenwärtige „Alltagsmaske“. Auch der Handwerker ist gehalten, so eine zu tragen. Und zwar während der gesamten Dauer, die er bei Ihnen ist.

Natürlich kann er kurzzeitig die Maske abnehmen, um etwas zu sich zu nehmen, oder wenn es die Situation erfordert. So wie es auch im öffentlichen Raum erlaubt ist. Sie selbst sollten stets die Maske tragen, wenn Sie mit dem Handwerker in einem Raum sind.

Für frische Luft sorgen

Sehr wichtig: Der Raum, in dem der Handwerker arbeitet, muss gut gelüftet sein. Am besten öffnen Sie bereits vorher das Fenster und lassen es geöffnet. Noch besser ist es, wenn Sie vorher für richtigen Durchzug sorgen. Dazu ist es hilfreich, wenn Sie die Uhrzeit genauer kennen, wann der Handwerker zu Ihnen kommt. Manche geben ja nur ein Zeitfenster an, und wenn sich das von 8 bis 18 Uhr erstreckt, wird das schwierig mit dem vorher Durchlüften.

Wenn sich der Handwerker nicht auf eine genaue Uhrzeit festlegen will, bieten Sie an, dass er eine Viertelstunde vorher bei Ihnen anruft. Dann können Sie für ihn nämlich ausreichend lüften, bevor er kommt.

Manche Räume lassen sich nur schwer lüften. Keller und Kammern ohne Fenster zum Beispiel. Allerdings halten sich dort auch nur selten Menschen auf. Und so bleibt das Infektionsrisiko gering. Sind Sie jedoch unsicher, sollten Sie den Handwerksbetrieb unbedingt vorher informieren. Die Mitarbeiter können das Risiko besser einschätzen und, wenn nötig, Vorkehrungen treffen.

Sind Sie in Quarantäne?

Besteht bei Ihnen der Verdacht, dass Sie sich infiziert haben, oder befinden Sie sich in Quarantäne? Dann sollten Sie es einer anderen Person überlassen, den Handwerker zu empfangen. Oder besser noch: Verschieben Sie den Termin. Denn Sie sollten den Handwerker keinem vermeidbaren Infektionsrisiko aussetzen.

Informieren Sie Ihren Mieter

Auch in Mietwohnungen kann es nötig sein, dass Handwerker kommen. Als Vermieter sollten Sie Ihren Mieter unbedingt auf die Verhaltensregeln hinweisen, die wir hier beschrieben haben. Hält er sich nicht daran, wird der Handwerker unverrichteter Dinge wieder abziehen. Die Kosten können Sie womöglich als Schadenersatz Ihrem Mieter in Rechnung stellen. Anders sieht die Sache aus, wenn sich Ihr Mieter infiziert hat oder in Quarantäne ist. Dann trifft ihn keine Schuld. Allerdings sollte er Sie dann informieren, damit Sie umdisponieren können.

Im Normalfall begrüßen es die Mieter ja, wenn ein Handwerker kommt. Und sie halten sich bereitwillig an die Regeln. Erwarten Sie hingegen, dass sich der Mieter querstellt, sollten Sie darüber nachdenken, ob es nicht sinnvoller ist, die Arbeiten erst nach dem „Lockdown“ durchführen zu lassen.

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